Angajatorii care incearca sa recupereze diverse sume de la bugetul asigurarilor sociale se lovesc de birocratia institutiilor implicate in evidenta contribuabililor, fiind uneori nevoiti sa faca drumuri lunare catre acestea si sa intocmeasca dosare peste dosare, pierzand astfel si timp, si bani.

Consultantii Accace, companie ce activeaza in zona serviciilor de outsourcing si consultanta, detaliaza aspectele din lege care ii afecteaza direct pe angajatori si explica pasii pe care acestia trebuie sa-i urmeze pentru a primi inapoi banii de la stat.

Un exemplu in acest sens sunt sumele pe care angajatorii au dreptul sa le recupereze de la Fondul National Unic de Asigurari Sociale de Sanatate (FNUASS).

Aceste sume, aferente concediului medical suportat conform legii de FNUASS, sunt platite in prima faza de catre angajator, urmand sa le recupereze ulterior de la bugetul asigurarilor sociale prin optiunile oferite de lege.

Solicitarea indemnizatiilor: de la 3 ani la 90 de zile

Modificarile ce au survenit asupra OUG 158/2005 aprobata si modificata prin Legea nr. 399/2006 si asupra Normelor de aplicare stabilite prin Ordinul Comun MS/CNAS 60/32 2006 au fost in detrimentul anagajatorilor.

Initial, aceasta lege prevedea urmatoarele: recuperarea banilor din contributia lunii respective, recuperarea din contributiile lunilor urmatoare sau din bugetul FNUASS (pentru sumele din BASS mai mari decat contributia lunii respective).

In mai 2010, autoritatile au modificat Art.82 din Norme prin care termenul de 3 ani pus la dispozitie pentru solicitarea indemnizatiilor s-a transformat brusc in 90 de zile, iar din februarie 2011 a disparut si posibilitatea recuperarii din contributiile lunilor urmatoare.

„Pana la aparitia Ordinului 470 din mai 2010, cand termenul de prescriptie era de trei ani calculat de la data la care angajatorul avea drept sa le solicite, companiile isi permiteau sa-si recupereze lunar sumele exclusiv din contributia de concedii si indemnizatii, de cele mai multe ori recuperarea direct din contributia respectiva fiind mai eficienta decat depunerea dosarului. Luam desigur in considerare faptul ca la momentul respectiv recuperarea se facea si din contributiile lunilor urmatoare, iar termenul de prescriptie era putin probabil sa fie atins”, explica Angelica Ene, payroll accountant in cadrul Accace.

Pierderi de zeci de mii de lei

Odata cu introducerea termenului limita de 90 de zile, angajatorii au pierdut dreptul cuvenit la recuperarea sumelor aferente concediilor medicale anterior lunii martie 2010, pentru care nu s-au depus dosare, fiind mai vechi de 90 de zile. Sumele pierdute de companii in urma acestui Ordin din 2010 au ajuns la nivelul zecilor de mii de lei.

Incepand cu februarie 2011, odata cu publicarea Ordinului 351/2011, angajatorii au fost privati si de dreptul de a-si recupera sumele din lunile urmatoare. Odata cu aceasta reglementare angajatorii sunt obligati ca pentru suma ce depaseste contributia de concedii si indemnizatii din luna respectiva, sa depuna dosare de recuperare.

Drumuri lunare la casele de sanatate, costuri suplimentare

Aceste ultime doua schimbari legislative au pus angajatorii in situatia de a face in unele cazuri drumuri lunare la casele de sanatate, care implica atat timp cat si costuri suplimentare, pe langa surplusul de documente necesare pentru intocmirea dosarelor.

Conform legii, desi Casa de Sanatate are obligatia de a furniza un raspuns in privinta stadiului dosarului de recuperare in termenul de 30 de zile, raspunsul este furnizat doar daca angajatorii se adreseaza direct departamentelor care tin de serviciul de decontare a concediilor medicale, iar de la caz la caz, angajatorul trebuie sa continue sa solicite raspunsul privind stadiul dosarelor pana la primirea unui raspuns final.

„Avand in vedere numarul mare de dosare de recuperare inaintate catre Casa de Sanatate si al numeroaselor documente ce necesita verificare, este recomandat ca in cazul in care s-au scurs cele 30 de zile de la data depunerii dosarului, angajatorul sa incerce periodic sa obtina informatii cu privire la analiza dosarului, pentru a se asigura ca intr-adevar procesul de recuperare este in derulare”, spune Angelica Ene.

Pana la recuperarea efectiva, sumele nerecuperate aferente concediului medical suportat conform legii de FNUASS, dar platite de catre angajator, raman in evidenta departamentului de contabilitate, sub forma de creante in rapoartele contabile statutare.

Ce documente trebuie sa contina dosarul de recuperare

Pentru sumele ce depasesc contributia de concedii si indemnizatii din luna respectiva, angajatorul va depune urmatoarele documente la Casa de Asigurari de Sanatate:

1. Cerere scrisa (tipizat Anexa nr. 12 la normele de aplicare a OUG 158/2005)
2. Centralizator privind certificatele de concediu medical (tipizat Anexa nr. 18 la normele de aplicare a OUG 158/2005)
3. Copie Declaratia 112 a lunii pentru care se face solicitarea (Anexa 1 si Anexa 1.1_Angajator)
4. Concediile medicale (exemplarul 2 – roz) aferente pentru luna pentru care se solicita restituirea insotite de certificatele medicale initiale din lunile precedente in cazul certificatelor „in continuare” (exemplarul 2 – roz sau copie, dupa caz)
5. Fisa sintetica pentru concedii si indemnizatii la zi – de la Administratia Financiara (Cont 439).

Consultantii Accace sunt de parere ca in conditiile in care situatiile detaliate privind declaratiile de sanatate, sumele exacte datorate si de recuperat, precum si datele complete ale concediilor sau certificatelor medicale au fost depuse lunar, procesul de recuperare ar trebui sa fie mult mai scurt, sau cel putin sa se respecte termenul de raspuns al autoritatilor prevazut de lege.

„Sa nu uitam faptul ca anumite date aflate in posesia ANAF (detalii transmise odata cu declaratia 112, inclusiv detalii despre concediile medicale, precum si evidenta declaratiilor depuse si a platilor) se depun practic inca o data cu dosarul de recuperare la Casa de Sanatate, singura modalitate prin care in prezent companiile isi pot recupera sumele din bugetul FNUASS”, explica  Angelica Ene.