Cu toate ca modificarile frecvente ale legislatiei fiscale genereaza multiple nemultumiri in randul contabililor trebuie sa recunostem ca avem si unele schimbari ale procedurilor de colaborare cu autoritatile fiscale care au imbunatatit seminificativ timpul petrecut pentru asigurarea depunerii declaratiilor fiscale si a situatiilor financiare ( avem in vedere transmiterea electronica a declaratiilor fiscale, consultarea dosarelor fiscale, transmiterea electronica a situatiilor financiare ).

Avand in vedere economia de timp generata de acesti primi pasi catre „virtualizarea relatiei cu autoritatile fiscale„  probabil multi profesionisti contabili se gandesc ce ar insemna exercitarea profesiei folosindu-se de toate avantajele pe care ni le ofera tehnologia informatiei mergand mai departe de beneficiile obtinute prin utilizarea ERP-urilor pentru organizarea evidentei contabile si imaginandu-ne un control de rambursare de TVA fara nenumarate copii dupa contracte, dosare cu facturi / NIR-uri , avize si CMR-uri , fara discutii de genul „aceasta factura este in original ? „ , „toate deconturile semanate in original …..” etc .

Pentru a ajunge sa participam la un asemenea control ar trebui sa putem emite/ transmite documente in format electronic, sa putem transforma si arhiva in format electronic toate documentele financiar/ contabile fara obligatii aditionale privind arhivele fizice si de asemenea sa putem transmite organelor de control aceste arhive astfel incat orice control sa se transforme doar intr-o discutie cu autoritatile in cadrul careia sa se clarifice tratamente fiscale/ contabile salvandu-se astfel timp din partea ambelor parti.

Avand in vedere realitatea unui profesionist contabil care spera sa ajunga in situatia optimista prezentata mai sus precum si reducerile de costuri de care s-ar bucura orice companie daca nu ar mai folosi documente in format fizic (circa 80% dintre angajaţi consumă, în medie, 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care există deja, potrivit companiilor de cercetare. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire al activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptamâni la ore –http://www.forbes.ro/Documentele-electronice-o-masura-pentru-debirocratizare_0_3202.html ) ne reintoarcem la legislatia romaneasca si analizam daca/ cand putem discuta de documente financiar contabile arhivate electronic .


Semnarea si marcarea documentelor in forma electronica

Clarificarea notiunilor tehnice privind semnatura electronica , marca temporala aplicata documentelor electronice pentru a le conferi valoare legala regasim reglementari gestionate de Ministerul Comunicatiilor si Securitatii Informatiei:

  • Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică
  • Hotărârea Guvernului nr. 1259 din 13 decembrie 2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică
  • Lege nr. 451/1 noiembrie 2004 privind marca temporală
  • Ordin nr. 492 /15 iunie 2009 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 451/2004 privind marca temporală

Emiterea documentelor in format electronic

In ceea ce priveste emiterea documentelor in format electronic si transmiterea acestora pe cale electronica catre terti retinem reglementari valabile in prezent precum si legislatie care va intra in vigoare incepand cu 01 ianuarie 2013 privind emiterea facturilor, chitantelor si bonurilor fiscale in forma electronica .

  • Codul Fiscal in cadrul articolului 155 contine prevederi privind modul in care se pot emite facturi in format electronic si procedura care trebuie urmata pentru transmiterea acestora catre terti;
  • Legea 148/2012 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 509 din 24 iulie 2012.

Legea reglementează emiterea şi stocarea în format electronic a următoarelor documente:

  • factură în format electronic;
  • chitanţă în format electronic;
  • bon fiscal în format electronic.

Datorita modificarilor necesare infrastructurilor tehnice necesare pentru a indeplini cadrul juridic mentionat in Legea 148/2012 aplicarea acesteia s-a suspendat pana la 01 ianuarie 2013 prin Ordonanta 21 din 23 august 2012 – Ordonanta pentru suspendarea aplicarii dispozitiilor Legii nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, Publicata in Monitorul Oficial 623 din 30 august 2012 .


Arhivarea documentelor in forma electronica

Din punct de vedere al reglementarilor din domeniul tehnologic regasim legislatie cu privire la arhivarea electronica ,ce inseamna si cum se realizeaza acreditarea unui administrator al arhivelor electroncie , legislatie privind centrele de date:

  • Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
  • Ordinul ministrului MCSI nr. 493/15.06.2009 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
  • Ordinul ministrului MCSI nr. 489/15.06.2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
  • Ordinul nr. 585 din 9 mai 2011 pentru completarea Ordinului ministrului comunicațiilor și societății informaționale nr. 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date.

Chiar daca regasim in reglementarile de mai sus informatii privind modul in care se poate realiza arhivarea electronica a documentelor trebuie sa mergem si la reglementarile contabile referitoare la documentele financiar contabile pentru a vedea daca arhivarea electronica a documentelor este permisa .

Ordinul nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, Anexa 1- Norme Metodologice din 27 noiembrie 2008 de întocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile ne prezinta reglementari privind modul si durata de arhivare a documentelor financiar contabile .

Ordinul de mai sus precizeaza faptul ca „Regimul juridic al documentelor în forma electronica, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante în forma electronica, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Facturile si chitantele în forma electronica, emise fara îndeplinirea conditiilor prevazute de legea mai sus mentionata, nu au calitatea de document justificativ, în întelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata.”

Dupa cum observam mai sus reglementarea contabila ar trebui modificata / completata cu noile prevederi referitoare la documentele electronice. Legea nr. 260/2007 a fost aborgata prin Ordonanţă de urgenţă nr. 109 din 7 octombrie 2009 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal si probabil va trebui inlocuita incepand cu 01 ianuarie 2013 de Legea 148/2012 .

Oridnul 3512/2008 contine prevederi legate de arhivarea si pastrarea fizica a documentelor si registrelor de contabilitate dupa cum urmeaza:

  • temenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani
  • termenul de pastrare a registrelor ( Registrul Jurnal, Registrul inventar ,Cartea mare ) si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, cu exceptia celor de mai jos:
  1. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra timp de 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajutarea deducerii TVA-ului pentru bunurile imobile .
  2. Documentele prevazute în anexa nr. 4 din Ordinul 3512/2008 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare ( dintre acestea mintim: chitanta, ordin de deplasare(delegatie) ,decont de cheltuieli, NIR, bonuri de consum/predare/ restitnuire a sotcurilor).
  3. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice române care dispun de conditii corespunzatoare. Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si în alte locatii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

Indeplinind termenele de mai sus Ordinul 3512/2008 enumera si conditiile în care se pot întocmi, edita si arhiva electronic documentele financiar-contabile. Acestea se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many)si trebuie sa fie semnate de persoana care le întocmeste, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

Ceea ce nu este foarte clar enuntat in reglementarea privind documentele financiar contabile este obligativitatea privind pastrarea documentelor in forma fizia din moment ce acestea sunt arhivate electronic . Pana la acest moment nu se intelege daca un agent economic poate distruge documentele fizice daca aceste sunt arhivate electronic in conditiile Legii nr.455/2001.

Incepand cu 01 ianuarie 2013 speram sa avem clarificate si aceste semne de intrebare legat de arhivarea documentelor in format electronic pentru a permite companiilor interesate sa salveze costurile si timpul necesare gestionarii documentelor in format de hartie.

Articol scris de Ramona Sandu, Accounting Manager – Accace Romania