ACTUALIZARE: ORDINUL MFP 2634/2015 – Documentele financiar-contabile | norme de întocmire, norme de utilizare, modele

Ministerul Finanțelor Publice a publicat pentru consultare publică proiectul de Ordin privind documentele financiar-contabile. Prin proiectul de ordin se urmărește actualizarea și simplificarea normelor de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, prin revizuirea integrală a prevederilor OMEF 3512/2008. Principalele aspecte referitoare la documentele financiar-contabile, reglementate prin proiectul de ordin, sunt:
1. prevederile cuprinse în proiectul de ordin au fost actualizate în funcție de legislația actuală și au fost corelate și cu prevederile cuprinse în reglementările contabile aplicabile;
2. prevederile referitoare la conținutul documentelor și prelucrarea informațiilor din acestea au fost actualizate, în condițiile în care cea mai mare parte a operațiunilor de prelucrare se efectuează cu ajutorul tehnicii de calcul;
3. prevederile referitoare la documentele justificative au fost formulate în cea mai mare parte prin trimitere la modul de organizare a entităților și specificul activității acestora;
4. modul de întocmire a formularelor financiar-contabile comune pe economie a fost simplificat prin eliminarea obligativității completării unor informații în situația în care nu este necesară prezentarea acestora.

La data intrării în vigoare a prezentului ordin se vor abroga:
Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870 şi 870 bis din 23 decembrie 2008, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1056 din 30 decembrie 2006, cu modificările ulterioare

Potrivit referatului de aprobare publicat de MFP, elementele de noutate aduse prin proiectul de ordin sunt:

1. eliminarea conținutului minimal obligatoriu din cadrul normelor de întocmire și utilizare a fiecărui formular;

2. menționarea expresă a elementelor principale pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative și documentele contabile (fișe, registre, jurnale etc.) la pct. 2 și 10 din Anexa nr. 1 la proiectul de ordin ”Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile”;

3. eliminarea obligativității întocmirii/emiterii unui anumit număr de exemplare dintr-un document;

4. eliminarea prevederilor referitoare la circuitul și locul de arhivare ale fiecărui document;

5. introducerea obligației ca fiecare entitate să își stabilească, în funcție de necesități și de modalitatea de ținere a evidenței contabile (manual sau cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor), proceduri proprii privind elementele prezentate la pct. 3 și 4 de mai sus;

6. eliminarea obligativității aplicării prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, cu modificările ulterioare în cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic;

7. completarea Anexei nr. 4 ”Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 alin. (1) – (4) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare”;

8. eliminarea din Nomenclatorul documentelor financiar-contabile a acelor formulare care se pot întocmi de către entități numai în funcție de necesități și conform procedurilor stabilite (proces-verbal de plăți, fișă de cont analitic pentru cheltuieli de producție, fișă de cont analitic pentru cheltuieli etc.);

9. eliminarea din Nomenclatorul documentelor financiar-contabile a Registrului-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b), document care este reglementat în prezent de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 170/2015 pentru aprobarea reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă;

10. eliminarea prevederilor care nu mai sunt în vigoare ca urmare a abrogării unor acte normative (ex: Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice);

11. actualizarea prevederilor în conformitate cu modificările aduse legii contabilității (au fost actualizate perioadele la care este obligatoriu să se întocmească balanța de verificare, au fost actualizate termenele de reconstituire a documentelor financiar-contabile);

12. introducerea obligației ca persoanele care arhivează în baza unui contract oneros documentele financiar-contabile ale unei entități să fie autorizate, potrivit legii (conform art. 80 din O.G. nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, republicată, cu modificările și completările ulterioare);

13. eliminarea obligației de a aplica ștampila pe documentele financiar-contabile, ca urmare a abrogării prevederilor legale referitoare la obligația aplicării ștampilei de către persoanele și entitățile prevăzute la art. V alin. (1) și (2) din Ordonanța Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare și modificarea și completarea unor acte normative (ex.: ordin de deplasare, chitanță, decont pentru operațiuni în participație);

14. eliminarea prevederilor referitoare la aplicarea vizei de control financiar-preventiv pe documentele financiar-contabile, având în vedere că exercitarea controlului financiar preventiv este reglementată prin Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările și completările ulterioare, și Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Proiectul de ordin cuprinde următoarele anexe: a) Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile,  4 b) Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, c) Modelele documentelor financiar-contabile și d) Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani

Referințe anexate:
Proiect Ordin – publicat în data de 03.11.2015
Referat de aprobare
Anexe