Intrebare: Cum se inregistreaza din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata si al impozitului pe profit facturile sosite cu intarziere, respectiv in luna urmatoare celei in care s-au primit bunurile?

Raspuns DGFP Neamt din februarie 2008:
Potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
La alin. (2) al aceluiasi articol se stipuleaza ca documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Conform prevederilor Anexei 1 sectiunea 7 cap. 2 pct. 152 din OMFP nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, cu modificarile si completarile ulterioare, din punct de vedere contabil, efectuarea operatiunilor economico – financiara este probata de orice document in care se consemneaza aceasta .

In conformitate cu prevederile Anexei 1 sectiunea 7 pct. 126 alin. (1) din OMFP nr. 1752/2005 detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise.

De asemenea la alin. (2) lit. b) al aceluiasi punct se stipuleaza ca in aplicarea alin. (1) este necesar sa se asigure in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea entitatii, se procedeaza astfel:
bunurile sosite fara facturi fiscale se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;
– bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune.

Asa cum este stipulat in Anexa 2 din OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, avizul de insotire a marfii este formular cu regim intern de tiparire si numerotare, care serveste ca:
– document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;
– dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;
document de primire in gestiune, dupa caz.

Totodata, avizul de insotire a marfii circula, la cumparator:
– la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor;
la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia;
la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica.

De asemenea, in Anexa 3 din OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata , factura este un formular cu regim intern de tiparire si numerotare , care serveste ca:
– document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a serviciilor prestate;
– document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
– document de incarcare in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului;
– alte situatii prevazute expres de lege

Totodata, facturi fiscale circula, la cumparator:
– la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate.
Potrivit prevederilor art. 1 alin. (3) din OMFP nr. 1714/2005 privind aplicarea prevederilor HG nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora, cu modificarile si completarile ulterioare ,, pentru inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor, agentii economici vor solicita furnizorilor de bunuri sau de servicii sa emita facturi fiscale in conformitate cu prevederile art. 155 alin. (9) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, factura, alte documente specifice aprobate prin ordine ale ministrului finantelor publice, emise in baza Hotararii Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora, … „

In conformitate cu prevederile art. 21 alin. (4) lit. f ) Titlul II Impozitul pe profit din Codul Fiscal, cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, nu sunt cheltuieli deductibile .

Totodata, potrivit pct. 44 Titlul II Impozitul pe profit din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, aprobate prin HG nr. 44/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare.

Din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata , conform prevederilor art. 145 alin. (1) Titlul VI TVA din Codul Fiscal dreptul de deducere a taxei pe valoarea adaugata ia nastere la momentul exigibilitatii taxei.

Asa cum este stipulat la art. 146 alin. (1) lit. a) Titlul VI TVA din Codul Fiscal, pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate sau serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau persoana impozabila trebuie sa detina o factura care sa cuprinda informatiile prevazute la art. 155 alin. (5). Conform pct. 46. alin. (1) Titlul VI TVA din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal , aprobate prin HG nr. 44/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor prevazute la art. 146 alin. (1) din Codul fiscal sau cu alte documente care sa contina cel putin informatiile prevazute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal, cu exceptia facturilor simplificate prevazute la pct. 78. In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al documentului de justificare, beneficiarul va solicita furnizorului/prestatorului emiterea unui duplicat al facturii pe care se va mentiona ca inlocuieste facturi fiscale initiala.
Potrivit prevederilor art. 147^1 „Dreptul de deducere exercitat prin decontul de taxa” alin. (2) Titlul VI TVA din Codul Fiscal, in situatia in care nu sunt indeplinite conditiile si formalitatile de exercitare a dreptului de deducere in perioada fiscala de declarare sau in cazul in care nu s-au primit documentele de justificare a taxei prevazute la art. 146, persoana impozabila isi poate exercita dreptul de deducere prin decontul perioadei fiscale in care sunt indeplinite aceste conditii si formalitati sau printr-un decont ulterior, dar nu pentru mai mult de 5 ani consecutivi, incepand cu data de 1 ianuarie a anului care urmeaza celui in care a luat nastere dreptul de deducere.

Facem mentiunea ca in Normele metodologice de aplicare a Lg. nr. 571/2003 privind Codul fiscal, aprobate prin H.G. nr. 44/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, sunt precizate conditiile necesare aplicarii prevederilor art. 147^1 ,,Dreptul de deducere exercitat prin decontul de taxa” alin. (2) Titlul VI TVA din Codul fiscal , pentru situatia in care dreptul de deducere este exercitat dupa mai mult de 3 ani consecutivi dupa anul in care acest drept ia nastere.

Avand in vedere prevederile legale mai sus mentionate rezulta urmatoarele :
– din punct de vedere contabil o operatiune economico-financiara se inregistreaza in contabilitate pe baza oricarui document in care se consemneaza aceasta ( de ex. aviz de insotire a marfii , NIR , etc ) in perioada in care exista acest document , chiar daca aceasta cheltuiala nu este deductibila din punct de vedere fiscal ;
– din punct de vedere al impozitului pe profit cheltuielile sunt deductibile doar in perioada fiscala in care se detine documentul justificativ ( facturi fiscale sau alte documente specifice aprobate prin ordine ale ministrului ) ;
– in ceea ce priveste taxa pe valoarea adaugata , exercitarea dreptului de deducere se efectueaza dupa data primirii facturii originale, in speta dupa data de 28 .01.2008 , prin evidentierea acesteia la randul 23 Regularizari, din Decontul TVA aprobat prin OMEF nr. 94/2008 .

Sursa: DGFP Neamt – raspuns din februarie 2008: