Curierul fiscal: Aspecte fiscale cu privire la facturarea şi arhivarea electronică

Autor: Adrian Şerban, Senior Consultant, Tax Advisory Services, Mazars Consulting

La sfârşitul lunii iulie a fost publicată în Monitorul Oficial al României[1] Legea nr. 148/2012 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Legea reglementează regimul juridic al documentelor utilizate de agenţii economici în operaţiunile economice de schimb sau de vânzare de bunuri ori servicii: facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică.

Prevederi cu privire la facturile electronice existau şi înainte de intrarea în vigoare a legii mai sus menţionate, la art. 155 din Codul fiscal. Cu toate acestea, Codul fiscal şi normele sale de aplicare reglementează condiţiile în care se pot transmite facturi prin mijloace electronice, în timp ce Legea nr. 148/2012 pune accentul pe procedura de emitere a facturilor în format electronic menţionând ca prevederile Codului fiscal cu privire la transmiterea facturilor prin mijloace electronice rămân aplicabile. Aşadar, prevederile celor două acte normative se completează, nu se contrazic.

I. Modificări legislative recente

Deşi, după cum am menţionat şi mai sus, existau prevederi privind transmiterea electronică a facturilor, acestea erau neclare (chiar şi pentru autorităţi) şi aplicarea acestora era aproape imposibilă. În cazul unei interpretări adverse a autorităţilor de control, acestea ar fi putut să considere că factura emisă prin mijloace electronice şi transmisă către clienţi sau primită de la furnizori de către contribuabil nu este validă. Astfel, sancţiunile aplicabile variau de la o amendă pentru nerespectarea prevederilor legale privind păstrarea şi arhivarea documentelor justificative, până la reclasificarea cheltuielilor şi taxei pe valoarea adăugată aferente respectivelor facturi ca nedeductibile.

Dat fiind impactul major asupra situaţiilor financiare în cazul unei interpretări adverse a autorităţilor, mulţi dintre contribuabilii care ar fi fost interesaţi de aplicarea unui astfel de sistem de facturare au fost descurajaţi de neclarităţile din legislaţie şi au decis să nu îşi asume riscuri suplimentare legate de implementarea unui sistem de facturare electronică.

Legea nr. 148/2012 clarifică procedura de emitere electronică a facturilor şi cerinţele ce trebuie îndeplinite de contribuabili, dar şi posibilitatea externalizării serviciilor de emitere, transmitere şi arhivare a facturilor în formă electronică. De asemenea, Legea nr. 148/2012, introduce prevederi cu privire la chitanţele şi bonurile fiscale emise fie de automatele bancare, fie de casele de marcat în formă electronică şi stocate la emitent în format electronic.

II. Cerinţe cu privire la emiterea, transmiterea şi stocarea facturilor prin mijloace electronice

1. Facturarea electronică

Conform prevederilor Legii nr. 148/2012, persoanele fizice sau juridice ce emit facturi pot să opteze pentru emiterea facturilor în formă electronică, cu condiţia garantării autenticităţii, originii şi integrităţii conţinutului acestora. Aşadar, modalitatea de facturare (electronică sau pe suport de hârtie) este aleasă în mod exclusiv de către emitenţii facturilor şi nu de către clienţii acestora. Emitentul facturii în formă electronică răspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea şi integritatea conţinutului.

Factura în formă electronică trebuie să respecte conţinutul stabilit de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii. Este de reţinut faptul că, deşi până la publicarea Legii nr. 148/2012 semnătura electronică era doar una dintre modalităţile acceptate de garantare a autenticităţii sursei şi integrităţii conţinutului facturii, acum aceasta devine un element obligatoriu al facturilor emise în formă electronică.

Pentru a putea emite facturi în formă electronică, contribuabilii trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

• să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;
• să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;
• să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;
• să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

În cazul în care aceste cerinţe sunt respectate, facturile emise şi arhivate în formă electronică au calitatea de document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate a tranzacţiilor.

2. Transmiterea şi arhivarea facturilor prin mijloace electronice

Transmiterea şi stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă transmiterea sau punerea la dispoziţia beneficiarului, precum şi stocarea, prin echipamente electronice de procesare şi stocare de date, inclusiv compresia digitală, pe bază de cabluri telegrafice, transmisie radio, tehnologiilor optice sau alte mijloace electromagnetice.

2.1. Transmiterea facturilor prin mijloace electronice

În ceea ce priveşte transmiterea facturilor prin mijloace electronice nu au existat modificări recente, cerinţele rămânând aceleaşi de la art. 155 alin. (8) din Codul fiscal şi din normele sale de aplicare.

Astfel, pentru operaţiunile efectuate în România şi pentru livrările intracomunitare în vederea transmiterii facturilor prin mijloace electronice, trebuie îndeplinite următoarele condiţii:

• procedura de facturare trebuie să fie prevăzută într-un acord încheiat între părţi;
• să se garanteze autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturii prin semnătură electronică, schimb electronic de date EDI (electronic data interchange) sau prin orice alte modalităţi;
• să se întocmească un document centralizator pe suport de hârtie cu evidenţa tuturor facturilor transmise sau primite prin mijloace electronice în decursul unei luni.

Întrucât la emiterea facturii electronice semnătura electronică este un element obligatoriu, aceasta asigură totodată şi una din cerinţele pentru transmiterea facturii prin mijloace electronice.

Pentru achiziţiile intracomunitare efectuate în România, condiţiile sunt aceleaşi cu excepţia celor privind garantarea autenticităţii sursei şi integrităţii conţinutului, întrucât acestea vor fi reglementate de legislaţia statului membru în care au loc livrările intracomunitare.

2.2. Arhivarea electronică

Normele Metodologice ale art. 155 alin. (8) lit. e) din Codul fiscal stabilesc faptul că facturile emise şi primite se pot stoca prin orice metode şi în orice loc dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

• locul de stocare se află pe teritoriul României, cu excepţia facturilor transmise şi primite prin mijloace electronice, care se pot stoca în orice loc dacă:

– se garantează accesul on-line la datele respective;

– se garantează autenticitatea sursei, integritatea conţinutului şi faptul că acestea sunt lizibile;

• facturile transmise şi primite prin mijloace electronice pot fi puse la dispoziţia organelor fiscale competente fără nicio întârziere.

În vederea arhivării facturilor în formă electronică trebuie să se îndeplinească cerinţele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în format electronic. Legea stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

Conform prevederilor legii mai sus menţionate, arhiva electronică este un sistem electronic de arhivare împreună cu totalitatea documentelor în formă electronică arhivate. Poate fi administrator al unei arhive electronice orice persoană fizică sau juridică acreditată de Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale („MCSI”) să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice.

Astfel, contribuabilii care doresc să arhiveze facturile prin mijloace electronice trebuie fie să se acrediteze la MCSI, fie să externalizeze activitatea de arhivare electronică la un furnizor de astfel de servicii.

Facturile emise şi transmise clienţilor fie pe format hârtie, fie prin mijloace electronice pot fi primite într-o arhivă electronică dacă sunt îndeplinite următoarele cerinţe:

• documentele în formă electronică sunt semnate cu semnatura electronică extinsă valabilă a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului;
• se depune cheia de criptare şi decriptare pentru documentele criptate;
• se întocmeşte o fişă în format electronic ce conţine informaţii privind proprietarul, emitentul şi tipul documentului, formatul digital în care este arhivat documentul în forma electronică, cuvintele-cheie necesare identificării documentului şi altele.

După cum am menţionat şi mai sus, pot fi arhivate electronic inclusiv documentele în formă electronică ce au fost generate prin transferarea informaţiei de pe suport analog (de hârtie) pe suport digital. Acesta este cazul facturilor emise şi transmise clienţilor prin mijloace convenţionale. Pentru aceste facturi, fişa de includere în arhiva electronică trebuie să conţină în plus informaţii cu privire la proprietarul şi locaţia în care se găseşte originalul şi cu privire la metoda de convertire utilizată.

În concluzie, noile prevederi privind facturarea electronică aduc completări importante legislaţiei deja existente, menite să încurajeze emiterea, transmiterea şi stocarea facturilor în format electronic. Ţinând cont de avantajele incontestabile ale unor astfel de sisteme de facturare, este de aşteptat ca noile clarificări să impulsioneze atât utilizarea acestora, cât şi dezvoltarea unei pieţe de servicii de externalizare a acestor procese, astfel încât companiile româneşti să nu mai rateze o oportunitate importantă de optimizare a costurilor.