Factura fiscală 2018 – informații obligatorii, condiții, opțiuni [cfnet+]

Cadrul legal

Factura şi facturarea sunt reglementate începând cu 2016 prin:
– art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
– Normele Codului Fiscal aprobate prin HG 1/2016.

Complementare legislaţiei specifice fiscale, factura este un document financiar-contabil care se supune reglementările generale privind obligaţiile contabile şi documentele financiar contabile, şi anume:
– Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454/18.06.2008, cu modificările și completările ulterioare
– Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile.
CUPRINS: Cadrul legal, Principalele aspecte privind facturarea, Când este obligatorie emiterea facturii, Când NU este obligatorie emiterea facturii, Factura – informaţii obligatorii,
Factura simplificată, Facturarea electronică, factura online, Recomandări aplicaţii de facturare

Principalele aspecte privind facturarea

• Din punct de vedere fiscal, sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite la art. 319 din Codul Fiscal. Orice document sau mesaj care modifică și care se referă în mod specific și fără ambiguități la factura inițială are același regim juridic ca o factură.
• Persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar pentru livrările/prestările efectuate, pentru fiecare vânzare la distanță efectuată, pentru livrările intracomunitare de bunuri şi pentru orice avans încasat. Pentru livrările/prestările efectuate scutite fără drept de deducere a taxei nu este obligatorie emiterea facturii.
• Factura trebuie să cuprindă în mod obligatoriu informațiile enumerate la art. 319 (20) Codul fiscal. Cele mai importante, uzitate sunt: un număr unic; data emiterii facturii; data livrării/prestării; denumirea/numele şi adresa furnizorului/prestatorului, codul de TVA sau codul de identificare fiscală (CIF) ale furnizorului/prestatorului; denumirea/numele și adresa beneficiarului; codul de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului; denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate; prețul unitar, exclusiv taxa; baza de impozitare a bunurilor și serviciilor pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă; avansurile facturate; pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă; prețul unitar; rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar; cota de taxă aplicată; TVA colectată în lei.
• Pentru livrările de bunuri și prestările de servicii pentru care locul livrării/prestării nu se consideră a fi în România, facturarea face obiectul normelor aplicabile în statele membre în care are loc livrarea/prestarea;
• Facturarea se poate face în orice monedă cu condiția ca valoarea TVA colectată să fie exprimată în lei, la cursul de schimb prevăzut la art. 290 Codul Fiscal 2018.
• Pentru a utiliza facturarea electronică trebuie să fie de acord clientul. Acceptarea poate fi orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit (cum ar fi procesarea ori plata facturii electronice).
• Facturile scrise pe hârtie şi scanate, trimise și primite în format electronic sunt considerate facturi electronice.
• Facturile create în Word, Excel sau în aplicaţia de facturare şi salvate în PDF, trimise și primite în format electronic sunt considerate facturi electronice.
• Semnarea și ștampilarea facturilor nu este obligatorie, factura nesemnată şi/sau neştampilată este valabilă.

Când este obligatorie emiterea facturii

Potrivit art. 319 (6) şi (7) Codul fiscal 2018, persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, în următoarele situații:

• a) pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate, cu excepţia operațiunilor scutite fără drept de deducere a TVA;
• b) pentru fiecare vânzare la distanță pe care a efectuat-o, în condițiile prevăzute la art. 275 alin. (2) și (3) Codul fiscal 2018;
• c) pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condițiile prevăzute la art. 294 alin. (2) lit. a) – c) Codul fiscal 2018;
• d) pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operațiunile menționate la lit. a) și b), cu excepţia avansurilor pentru operațiunile scutite fără drept de deducere a TVA;
• dacă beneficiarul solicită facturare.

Când NU este obligatorie emiterea facturii

Potrivit art. 319 (10) Codul fiscal 2018, persoana impozabilă este scutită de obligația emiterii facturii pentru următoarele operațiuni, cu excepția cazului în care beneficiarul solicită factura:

• a) livrările de bunuri pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, livrările de bunuri prin magazinele de comerț cu amănuntul și prestările de servicii către populație, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, conform OUG 28/1999;
• b) transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau abonamentelor, accesul pe bază de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expoziții şi alte livrări de bunuri și prestările de servicii furnizate către beneficiari persoane fizice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului;
• c) livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, servicii de reîncărcare electronică a cartelelor telefonice preplătite şi alte livrări de bunuri și prestările de servicii furnizate către beneficiari persoane fizice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului.

Factura – informaţii obligatorii

Potrivit art. 319 (20) Cod Fiscal 2018, factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații:

• generale:
  • numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
  • data emiterii facturii;
  • data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
  • denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
  • denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
  • denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
  • denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
  • baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;
  • indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei;
• specifice, după caz:
  • particularitățile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
  • denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal;
  • În cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, mențiunea „autofactură;”
  •  În cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă mențiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
  • În cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, mențiunea „taxare inversă”;
  • În cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, mențiunea „regimul marjei – agenții de turism”;
  • dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și antichități, una dintre mențiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecție și antichități”, după caz;
  • În cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, mențiunea „TVA la încasare”;
  • o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune.

Factura simplificată

Potrivit art. 319 (12) Codul Fiscal 2018, persoanele impozabile pot emite facturi simplificate în oricare dintre următoarele situații:

a) atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro, la cursul de schimb de la data livrării/prestării/avansului (art. 290 Codul Fiscal 2018);

b) În cazul documentelor sau mesajelor care modifică și care se referă în mod specific și fără ambiguități la factura inițială, documente şi mesaje tratate drept factură.

Persoanele impozabile pot emite facturi simplificate cu o valoare, inclusiv TVA, mai mare de 100 euro, numai cu aprobarea prin ordin al ministrului finanțelor publice:

a) dacă valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mică de 400 euro  sau

b) dacă practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate implicat sau condițiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor obligațiilor generale să fie extrem de dificilă.

Persoanele impozabile nu pot emite facturi simplificate pentru vânzările la distanță efectuate conform art. 275 (2) și (3) şi pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate conform art. 294 (2) lit. a) – c), atunci când persoana obligată la plata TVA este clientul din alt stat membru, întrucât persoana impozabilă stabilită în România care efectuează livrarea/prestarea pentru care TVA este datorată în statul membru al clientului nu este stabilită în acel stat membru.

Facturarea electronică, factura online

Potrivit art. 319 (24) Codul fiscal 2018, utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar. Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

Pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă și primită în format electronic. Tipul formatului electronic al facturii este opțiunea persoanelor impozabile, de exemplu, xml, pdf.

Persoana impozabilă trebuie să garanteze autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea unei facturi şi să stabilească o modalitate de garantare a acestora, cum ar fi:

• – controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între factură și livrarea/prestarea.
• -o semnătură electronică avansată bazată pe un certificat calificat și creată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii;
• -un schimb electronic de date (electronic data interchange – EDI).

În cazul facturilor emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt stabiliți în țări cu care nu există niciun instrument juridic privind asistența reciprocă, pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii care au locul în România, asigurarea autenticității originii și integrității conținutului facturii trebuie realizată exclusiv prin semnătura electronică avansată sau schimbul electronic de date.

Recomandări aplicaţii de facturare

Recomandăm utilizarea unei aplicaţii de facturare online, în cloud sau desktop, în funcţie de cantitatea de facturi emise lunar. Pentru recomandări privind cea mai bună, completă aplicaţie de facturare, răspundeţi la acest SONDAJ ONLINE.

Foto Karly Santiago / Unsplash